电子文件的特点及管理

于泽昕


　　随着我国信息技术的迅猛发展，计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面，产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实，这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进不断创新发展，已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

　　1、操作方便，简单易行，自动分类组合，便于管理。传统的档案管理模式是，档案由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索，需要整理清楚，分类精细，将每份文件归人相应的类别和合适的案卷，便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中，文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理，按档案部门归档，也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门，档案部门再根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来，转化为电子档案。

　　2、容量大，何种小，节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。

　　3、检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公造化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

　　电子文件能在通信网络上迅速地进行传递；它的利用不受时间和距离的影响，可共享，但它不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理，并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高，使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

　　1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘，并可在磁盘上进行修改加工，一旦贮入办公信息数据之中，即由档案、技术人员所共享，这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生，随时更改，归档时，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性，档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中，文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化，电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

　　3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大，电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和将会不断地修改和补充，故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

　　1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　2、建立电子档案。目前，正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期，认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行，要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，从保护电子文件的原始信息入手，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

　　3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代，档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

国务院


中华人民共和国企业所得税暂行条例

1993年12月13日，国务院

第一条 中华人民共和国境内的企业，除外商投资企业和外国企业外，应当就其生产、经营所得和其他所得，依照本条例缴纳企业所得税。
企业的生产、经营所得和其他所得，包括来源于中国境内、境外的所得。
第二条 下列实行独立经济核算的企业或者组织，为企业所得税的纳税义务人(以下简称纳税人)：
(一)国有企业；
(二)集体企业；
(三)私营企业；
(四)联营企业；
(五)股份制企业；
(六)有生产、经营所得和其他所得的其他组织。
第三条 纳税人应纳税额，按应纳税所得额计算，税率为33%。
第四条 纳税人每一纳税年度的收入总额减去准予扣除项目后的余额为应纳税所得额。
第五条 纳税人的收入总额包括：
(一)生产、经营收入；
(二)财产转让收入；
(三)利息收入；
(四)租赁收入；
(五)特许权使用费收入；
(六)股息收入；
(七)其他收入。
第六条 计算应纳税所得额时准予扣除的项目，是指与纳税人取得收入有关的成本、费用和损失。
下列项目，按照规定的范围、标准扣除：
(一)纳税人在生产、经营期间，向金融机构借款的利息支出，按照实际发生数扣除；向非金融机构借款的利息支出，不高于按照金融机构同类、同期贷款利率计算的数额以内的部分，准予扣除。
(二)纳税人支付给职工的工资，按照计税工资扣除。计税工资的具体标准，在财政部规定的范围内，由省、自治区、直辖市人民政府规定，报财政部备案。
(三)纳税人的职工工会经费、职工福利费、职工教育经费，分别按照计税工资总额的2%、14%、1氨5%计算扣除。
(四)纳税人用于公益、救济性的捐赠，在年度应纳税所得额3%以内的部分，准予扣除。
除本条第二款规定外，其他项目，依照法律、行政法规和国家有关税收的规定扣除。
第七条 在计算应纳税所得额时，下列项目不得扣除：
(一)资本性支出；
(二)无形资产受让、开发支出；
(三)违法经营的罚款和被没收财物的损失；
(四)各项税收的滞纳金、罚金和罚款；
(五)自然灾害或者意外事故损失有赔偿的部分；
(六)超过国家规定允许扣除的公益、救济性的捐赠，以及非公益、救济性的捐赠；
(七)各种赞助支出；
(八)与取得收入无关的其他各项支出。
第八条 对下列纳税人，实行税收优惠政策：
(一)民族自治地方的企业，需要照顾和鼓励的，经省级人民政府批准，可以实行定期减税或者免税；
(二)法律、行政法规和国务院有关规定给予减税或者免税的企业，依照规定执行。
第九条 纳税人在计算应纳税所得额时，其财务、会计处理办法同国家有关税收的规定有抵触的，应当依照国家有关税收的规定计算纳税。
第十条 纳税人与其关联企业之间的业务往来，应当按照独立企业之间的业务往来收取或者支付价款、费用。不按照独立企业之间的业务往来收取或者支付价款、费用，而减少其应纳税所得额的，税务机关有权进行合理调整。
第十一条 纳税人发生年度亏损的，可以用下一纳税年度的所得弥补；下一纳税年度的所得不足弥补的，可以逐年延续弥补，但是延续弥补期最长不得超过五年。
第十二条 纳税人来源于中国境外的所得，已在境外缴纳的所得税税款，准予在汇总纳税时，从其应纳税额中扣除，但是扣除额不得超过其境外所得依照本条例规定计算的应纳税额。
第十三条 纳税人依法进行清算时，其清算终了后的清算所得，应当依照本条例规定缴纳企业所得税。
第十四条 除国家另有规定外，企业所得税由纳税人向其所在地主管税务机关缴纳。
第十五条 缴纳企业所得税，按年计算，分月或者分季预缴。月份或者季度终了后十五日内预缴，年度终了后四个月内汇算清缴，多退少补。
第十六条 纳税人应当在月份或者季度终了后十五日内，向其所在地主管税务机关报送会计报表和预缴所得税申报表；年度终了后四十五日内，向其所在地主管税务机关报送会计决算报表和所得税申报表。
第十七条 企业所得税的征收管理，依照《中华人民共和国税收征收管理法》及本条例有关规定执行。
第十八条 金融、保险企业缴纳企业所得税，依照有关规定执行。
第十九条 本条例由财政部负责解释，实施细则由财政部制定。
第二十条 本条例自一九九四年一月一日起施行。国务院一九八四年九月十八日发布的《中华人民共和国国营企业所得税条例(草案)》和《国营企业调节税征收办法》、一九八五年四月十一日发布的《中华人民共和国集体企业所得税暂行条例》、一九八八年六月二十五日发布的《中华人民共和国私营企业所得税暂行条例》同时废止；国务院有关国有企业承包企业所得税的办法同时停止执行。