国家档案局 中央档案馆


国家档案局中央档案馆关于进一步采取有效措施确保档案安全的通知

档函[2001]61号

各省、自治区、直辖市、计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：

　　最近一个时期，党中央、国务院就安全生产工作作出了一系列重要指示。全国各级档案部门认真贯彻落实这些指示精神，在档案安全保管方面做了大量工作，但仍存在一些不容忽视的问题。4月中旬以来，连续有两个县发生档案被盗案件，有的档案部门因部分库房出租造成档案丢失，有的档案部门因防范措施不力致使档案被盗。上述案件的发生，暴露出一些单位在档案安全保管问题上依然存在着严重的隐患。

　　针对档案安全保管问题，我局馆曾多次提出要求，2000年以档函[2000]36号文件发出《关于进一步加强档案安全保管工作的通知》，要求各级档案部门高度重视并采取有效措施，确保档案安全。上述案件的发生再次向我们敲响了警钟：档案安全事关重大，任何时候都不能放松警惕。为贯彻党中央、国务院有关安全生产的指示，确保国家档案的安全，现提出以下要求：

　　一、进一步提高对档案安全保管工作重要性的认识，切实增强档案安全防范意识。档案安全保管是档案工作的重中之重，档案安全得不到保证，其他工作都无从谈起。确保档案安全，是档案工作者第一位的责任，档案安全出了问题无法补救。各级档案部门及全体档案工作人员，特别是领导干部，思想上要时刻绷贤能档案安全保管这根弦，要以对党和国家高度负责的精神，坚持“安全第一，预防为主”的方针，牢固树立“隐患险于明火，防范胜于救灾，责任重于泰山”的安全责任意识，坚决防止和克服麻痹、松懈和侥幸心理，加强对档案安全保管工作的领导，进一步采取有效措施，确保档案安全。

　　二、认真组织开展档案安全工作检查，切实加强档案安全保管隐患的排查工作。各级档案部门要结合本地区、本部门的具体情况，组织开展一次全面、细致、深入的档案安全检查。对重点部位和可能存在档案安全事故隐患的地方，要从严检查，发现问题立即整改，并采取切实有效的防范措施加强监控；对档案库房的开窗、照明及各种电器线路、管线、温湿度等要经常检查，并定期维护、更换；对文件归档、档案移交和整理及借阅利用等各项工作环节进行认真检查，及时堵塞工作漏洞。对检查中发现的问题、隐患，一定要制订切实可行的整改措施，狠抓落实，防止档案被窃、被焚、被淹及其它危害档案安全事件的发生。

　　三、认真落实档案安全保管工作的各项责任制度。各级档案部门要在严格执行档案法律、法规、规章的基础上，完善各项工作制度，强化日常管理，认真落实档案安全保管的岗位责任制，真正做到责任到人、措施到位。对于忽视预防、疏于管理、制度不健全、责任不落实、人员不到位而造成档案毁损事故的责任人和有关领导，要依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国务院关于特大安全事故行政责任追究的规定》等法律、法规严肃处理。

　　四、进一步加大档案行政执法力度。各级档案行政管理部门要依法开展档案行政执法检查，使之经常化、制度化。对检查中发现的问题要责令限期整改，并督促检查整改情况。对各种档案违法行为要依法严肃查处，确保国家档案的完整与安全。

　　请各省、自治区、直辖市档案局馆和中央、国家机关各部委档案部门认真抓好档案安全措施的落实，并于今年7月底以前将贯彻情况书面报告国家档案局中央档案馆。

国家档案局
中央档案馆
二○○一年五月三十日

甘肃省人事厅


甘肃省人事厅关于印发《甘肃省行政机关公务员登记档案资料管理办法》的通知

甘人发【2008】9号


各市（州）人事（人事劳动）局、省直行政机关（参照管理事业单位）人事（干部）处：
现将《甘肃省行政机关公务员登记档案资料管理办法》印发你们，请结合本单位实际，认真贯彻执行。


二〇〇八年四月十八日




甘肃省行政机关公务员登记档案资料管理办法

2006年以来，全省各级公务员管理部门按照省委、省政府的统一部署，认真贯彻落实公务员法，召开实施工作会议，制定有关文件，逐人进行审核登记，审查审批参照管理单位，进行登记备案，开展日常公务员登记等，积累了大量、机密性质的登记表格、相关数据和文件资料。这些档案资料，全面反映了我省实施公务员法的过程，真实地记录了公务员登记工作的历史全貌，具有十分重要的保存和利用价值。尤其是省、市州两级公务员管理部门留存的公务员登记表，是认定公务员个人身份的历史凭证，属于长期、永久性保存的档案资料。各级领导特别是公务员主管部门，一定要充分认清保护和管理公务员登记档案资料的极端重要性，以对党的事业和公务员个人高度负责的精神，把公务员登记档案资料管理当作贯彻实施公务员法的重要任务，切实加强公务员登记档案资料的保护和管理。
第一条 为了加强对公务员档案资料的管理和收集，确保档案资料的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所称公务员登记档案资料，是指省、市（州）两级行政机关（党委、人大、政协、法院、检察院、群团机关公务员登记档案由党委组织部门管理）2006年1月1日《中华人民共和国公务员法》实施以来直接形成的具有保存价值的各种文字、表格、声像等不同形式的历史记录。
第三条 行政机关公务员登记档案资料坚持分级管理的原则。建立科学的管理制度，逐步实现制度化、规范化、现代化管理，确保公务员登记文件资料齐全、真实、完整、保密和安全。
第四条 设立公务员登记档案资料专门库房。按照档案安全保密管理规定，省、市（州）公务员管理部门要建立公务员登记档案资料专用库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，根据需要配置空调、吸尘器、控温（湿）仪、复印机、消防器材等设备。省垂直管理部门和省直行政机关（单位）根据需要配置必要的设施和设备。
第五条 配备专人负责保管。省、市（州）公务员管理部门要配备公务员登记档案资料专职管理员。省垂直管理部门和省直行政机关（单位）根据需要配备专（兼）职管理员或指定专人负责。档案资料管理员的主要职责是：负责公务员登记档案资料的收集、整理、立卷归档、移交、查阅、登记等业务，做好档案室的清扫、保温（湿）、安全、保密等工作。
第六条 统筹安排档案管理经费。对公务员登记档案资料管理给予必要的经费保障。
第七条 公务员登记档案资料管理的范围和内容：
1、省级公务员管理部门 省直行政机关《公务员登记表》、《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》；公务员登记、参照管理机关（单位）工作人员登记审批文件、审签表；市、州及其以下行政机关《公务员登记备案表》；省直机关所属事业单位和市州上报申请参照管理的有关报告、文件及附件；全省实施公务员法工作会议文件、记录，工作简报，统计数据等资料；有关实施公务员法的文件资料电子版；公务员日常登记的文件资料；指导、监督市（州）、省以下垂直管理单位和省直行政机关的档案管理工作。
2、市（州）级公务员管理部门 参照省级公务员管理部门公务员登记档案资料管理的范围和内容；指导、监督县(市、区)和市直行政机关的档案管理工作。
3、省垂直管理部门和省直行政机关（单位） 管理本系统本部门（单位）人员的《公务员登记表》、《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》；有关公务员登记的文件、资料、电子版。
其他需要保存的档案资料。
第八条 按照档案管理规定确定公务员登记档案资料的密级和保管期限，并及时向档案馆移交档案。
第九条 建立公务员登记档案资料科学管理制度。及时对公务员登记档案资料进行整理，按次序分类编号存放，做到目录清楚、摆放整齐，便于查找。
第十条 公务员登记档案资料一般不外借。如特殊情况需外借时，要办理借阅审批手续。
第十一条 查阅公务员档案资料，应填写《查阅公务员档案资料审批表》，查阅者必须提供本人有效证件和单位证明，经分管厅（局）长批准后，将有关部分交查阅者查阅。查阅完毕后清点、收回归档，保留查阅证明并严格履行登记手续。需要复制、复印、摘抄档案内容，或利用公务员档案资料出具有关证明材料的，必须经分管厅（局）长批准。
第十二条 不得随意、擅自销毁公务员档案资料。对没有保留价值的档案材料，经分管厅（局）长批准后，可登记销毁。
第十三条 严格保管公务员登记档案资料电子版。充分利用现有计算机设备，及时输入档案信息，实现公务员登记档案资料管理自动化和现代化。3至5年后将原始档案分期分批移交档案馆保存。
第十四条 保管和利用档案资料工作成绩显著的单位或个人，按照《公务员奖励规定》给予表彰奖励；违反档案管理规定和本办法，造成档案资料损失的，追究当事人的责任并按照《行政机关公务员处分条例》给予相应的处分。
第十五条 批准参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记档案管理工作，按照本办法执行。
第十六条 本办法自2008年4月18日起施行。